Lettre d’information n°2 – décembre 2020

Bienvenue sur la lettre d'information du Portail des Aides !

Un rendez-vous trimestriel pour vous partager les actualités, les nouvelles fonctionnalités du produit, des témoignages d’utilisateurs ou encore les rendez-vous à venir. 

Nous vous souhaitons une bonne lecture.

Les nouvelles fonctionnalités

Pour les usagers
Une authentification unique avec OpenIdConnect

Les possibilités de connexion au Portail des aides s’enrichissent avec la mise en place d’une solution d’authentification externe basée sur le protocole OpenIdConnect.

Le parcours utilisateur est ainsi simplifié, le protocole OiDC permettant à un usager d’utiliser un compte unique pour accéder à différents portails, et ce sans avoir à se reconnecter au Portail des Aides s’il reste sur la même session de son navigateur.

Un suivi complet : du dépôt au bilan de l'action

Un nouveau module “Justification des demandes de financement” permet dorénavant aux usagers de déposer un bilan de l’action pour laquelle ils ont bénéficié d’une subvention. Deux types de justification sont disponibles : le compte-rendu financier, lorsque l’action a bien été réalisée, et la non-réalisation de l’action le cas échéant. 

Pour les agents
Des données sur les tiers enrichies grâce à l'API Entreprise

La récupération des informations d’un tiers dans l’API Entreprise afin de faciliter sa création dans le Portail des Aides, déjà mise en place sur l’Espace Usagers, est dorénavant disponible sur l’Espace Agents. Afin d’enrichir les informations dont disposent les agents, des liens vers des informations publiques détenues par les administrations sont également disponibles sur la fiche de synthèse et à la prise en charge. Les informations sur l’établissement fournies par l’API Entreprise sont aussi consultables sur les tiers créés grâce à l’API et disponibles dans les gisements.

Comment faire gagner du temps aux instructeurs de demandes d'aides aux particuliers ?

Afin de simplifier l’étude des demandes d’aides individuelles, une fonctionnalité de prise en charge automatique des demandes portant sur des tiers physiques a été mise en place (hors dépôt délégué et multi-financeur). Une nouvelle optionPrise en charge automatique“, disponible sur les téléservices de demande de financement, permet de viser les nouveaux tiers physiques et de prendre en charge automatiquement la demande après sa transmission. Une seconde option permet de lancer le contrôle de similitude au moment du visa du tiers, afin d’éviter les doublons et de conserver un visa manuel par l’agent lorsqu’il existe un tiers ressemblant.  Plus d’informations

Une correction des erreurs de saisie facilitée

Le traitement de changement de famille d’un tiers permet aux agents ayant le rôle d’Administrateur fonctionnel sur les tiers de changer la famille d’un tiers, information qui n’était jusqu’alors pas modifiable après la création du tiers. Le changement de famille ne peut se faire que vers une famille de la même personnalité juridique que le tiers. La famille du tiers étant une donnée critique, les agents ayant des dossiers en cours de traitement sur un tiers sont informés suite à une modification de sa famille.

Comment cloisonner l'accès aux tiers ?

Il peut être nécessaire de limiter l’accès aux tiers par les agents en fonction de leur périmètre d’intervention. Une gestion des habilitations plus fine sur les tiers est mise en place pour répondre à ce besoin : il est dorénavant possible d’associer à un tiers un groupe de gestion principal et des groupes de gestion secondaires, et de paramétrer les droits sur les tiers en fonction de ces attributs. Plus d’informations

Pour les administrateurs
Sécuriser la gestion des comptes

Afin de renforcer la sécurité sur les comptes et conformément aux recommandations de la CNIL, de nouvelles options sont disponibles sur la gestion des comptes usagers et agents. Elles permettent définir les paramètres de blocage et de temporisation des comptes suite à plusieurs tentatives d’authentification. Nous vous recommandons fortement de mettre à jour ces paramètres. Plus d’informations

Faciliter l'instruction des propositions de paiement

Pour faciliter l’instruction d’une proposition de paiement par les agents, vous pouvez définir un script de calcul du montant de la proposition de paiement sur un téléservice de demande de paiement.  Lors de l’instruction d’une proposition de paiement sur ce téléservice, les agents pourront ainsi lancer le calcul et le montant proposé sera automatiquement renseigné. Une option permet également de bloquer la modification du résultat si celui-ci est issu de l’exécution du script de calcul.

Accompagner les usagers dans leur saisie

Afin d’accompagner l’usager dans la saisie de sa demande et de contrôler la cohérence des données renseignées, des règles d’initialisation, de calcul et de validation peuvent être paramétrées sur les informations complémentaires de type “entier” et “date” d’un formulaire.  Plus d’informations

Focus sur : la gestion des mouvements financiers

Une administration simplifiée et des informations en temps réel

Pour la gestion financière Grand Angle, il est dorénavant possible d’importer un cadre budgétaire partiel, ce qui simplifie le paramétrage des lignes budgétaires et leur association à un dispositif. Lors du choix d’une imputation sur un dossier de financement, l’agent instructeur sera alors invité à préciser les éléments manquants, qui lui seront proposés après interrogation de la gestion financière. Cette nouvelle fonctionnalité permet donc la prise en compte en temps réel des nouvelles Opérations, Enveloppes et Natures analytiques paramétrées dans la gestion financière.  En savoir plus

Et aussi...

Astuces

Vous souhaitez contrôler l'éligibilité d'une demande avant transmission ?

Une API externe de contrôles d’éligibilité spécifiques peut être associée à un téléservice de demande de financement. Dans ce cas, sur la page de transmission d’une nouvelle demande de financement, cette API est appelée et des contrôles d’éligibilité de la demande lancés. Le dépôt de la demande pourra alors être bloqué ou non suivant la valeur de l’option correspondante.

En savoir plus

Vous souhaitez personnaliser l'affichage de l'annuaire des associations ?

Il est désormais possible de paramétrer les types de facettes à afficher dans l’annuaire des associations parmi les suivantes : “Activité”, “Public”, “Quartier” et “Ville”. 

En savoir plus

Et après ?

Nos équipes travaillent actuellement sur les fonctionnalités suivantes :

Des évolutions sur le plan de financement, afin de faciliter et d’enrichir la saisie du plan de financement par les usagers

La gestion des tiers sans SIRET, permettant notamment à un demandeur n’ayant pas encore de SIRET de déposer une demande

La publication de la notification de décision sur l’Espace Usagers

La création et la modification d’un tiers dans la gestion financière à partir de la fiche du tiers sur l’Espace Agents

Et d’autres nouveautés que nous vous présenterons dans la prochaine lettre d’information !

Ils nous ont fait confiance en 2020

Focus sur des évènements utilisateurs 2020

Clubs Utilisateurs
Départements et Villes / EPCI
 

Les deux Clubs Utilisateurs se déroulaient pour la première fois en visioconférence les 13 et 15 octobre. Vous étiez plus de 30 conseils départementaux et plus de 50 villes et EPCI à suivre ces évènements annuels. Vous pouvez visionner ici les replays de tous les ateliers, notamment plusieurs retours d’expérience, les nouveautés Portail des aides et les principales évolutions prévues dans la roadmap 2021 : 

Club Régions Innovations 

Le 10 décembre s’est tenu le premier atelier du Club Régions Innovation. Huit de nos clients conseils régionaux s’étaient mobilisés via leurs représentants métiers et informatiques pour présenter, débattre et voter leurs idées d’évolutions du Portail des Aides. Une matinée en ligne interactive, animée sur Klaxoon par Anahid Kasbarian et Vincent Palatinus. Prochaine étape début février avec le résultat de l’analyse détaillée des évolutions qui seront retenues pour 2021