Le Conseil Départemental du Finistère a fait le choix de la solution MGDIS Portail des Aides pour dématérialiser l’intégralité du circuit de dépôt d’une demande de subventions, de son dépôt à son paiement par la collectivité, en passant par les pièces pour instruction et pour paiement. Le Portail des Aides se nomme « e-démarches » au Finistère.
Réactivité et efficience qualifient la mise en œuvre réussie de la plateforme "e-démarches"
La mise en place d’une « e-administration » et des services en ligne sont une opportunité pour le Conseil Départemental du Finistère pour repenser la relation aux usagers et aux partenaires. L’administration départementale a voulu se saisir des opportunités offertes par le numérique et plus particulièrement par la dématérialisation pour inventer de nouveaux services mutualisés, simplifiés, adaptés aux besoins, plus facilement accessibles et plus efficaces.
La volonté de modernisation et de valorisation de l’image du Département allait de pair avec le souhait d’améliorer l’efficience des agents impliqués dans le processus de dématérialisation des demandes de subventions. La décision a été prise début 2019 de s’équiper d’un outil de dématérialisation de ce type de demandes.
Le démarrage de la mise en œuvre a eu lieu en mars 2019 et la première phase s’est concrétisée par la mise en ligne des premiers dispositifs à partir du 4 novembre. Plusieurs services ont été concernés par le processus de dépôt des premières demandes :
- Collèges :
- Fond d’aide au renouvellement du mobilier et du matériel
- Matériel de cuisine
- Matériel sportif des collégiens
- Mobilier scolaire
- Section sportive
- Transport à la piscine des 6èmes
- Culture :
- Aide aux structures culturelles de rayonnement départemental
- DIELD (Direction de l’Insertion, de l’Emploi, du Logement et du Développement) :
- Soutien aux porteurs d’actions d’insertion
- Subvention de fonctionnement du service Habitat Logement
- DRH :
- Candidatures spontanées
Immersion au sein du Conseil départemental du Finistère lors d’une assistance au démarrage du portail
L’équipe communication MGDIS a eu le plaisir d’être accueillie par le service Culture du Conseil Départemental du Finistère en novembre 2019 pour assister à la session d’assistance au démarrage du Portail « e-démarches » assurée par un chef de projet.
Les avantages de cette prestation d’un intervenant MGDIS en assistance au démarrage sont :
- Accompagnement des agents de la collectivité pour le traitement des premières demandes à prendre en charge
- Prise en compte des retours des agents afin de réaliser les derniers ajustements de paramétrage des formulaires
- Lister les premières demandes d’amélioration et d’évolutions dans le but d’optimiser le confort d’utilisation du portail
- Informer les agents sur les possibilités spécifiques de traitement non abordées lors des formations théoriques
