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En tant que service finances, une de vos principales problématiques est l’obtention et le suivi des dossiers de financement des opérations menées par la collectivité. Cette activité administrative nécessite la structuration rigoureuse des processus pour garantir l’arrivée des fonds dans les délais conformes aux plans de financements des projets.
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De l’identification des dispositifs financeurs à la réception des fonds, le processus est composé d’une multitude d’étapes. La qualification des opérations est le point de départ avec l’établissement des scénarii de financements. La convention de financement fixe le cadre de suivi. Suivent, les demandes de versements annexées d’états justificatifs et réglementaires qui, associés au contrôle de l’avancée des dépenses, permettent la réalisation de l’opération dans les conditions souhaitées initialement.
La production des courriers des multiples demandes de financements et de versements, associée aux états justificatifs et réglementaire est une tâche fastidieuse très coûteuse en temps qui nécessite une grande rigueur afin d’éviter les erreurs impactant le déroulement des travaux. L’automatisation de la production de ces documents permet de gagner en sérénité, quant à la qualité des documents produits. En automatisant les tâches administratives, souvent chronophages, les agents peuvent assurer un meilleur suivi des dossiers.
La gestion de plans de financement de multiples opérations ayant chacun des échéances clé à ne pas manquer induit un risque important de passer à côté de l’émission d’un document en vue de l’arrivée de fonds. L’informatisation de ces éléments permet de bâtir un système proposant les alertes nécessaires pour déclencher les actions au bon moment.
La solution MGDIS Gestion des financements permet de réaliser un prévisionnel de demandes de versements et ainsi effectuer une projection du budget de l’opération. En complément, les alertes automatiques donnent des indicateurs visuels pour suivre les demandes et ne pas manquer les échéances. L’avancement de l’opération est automatiquement calculé en fonction de l’import des dépenses engagées. Présenté sous forme de graphique, le taux d’avancement de l’opération est rapidement visualisé et alerte le gestionnaire sur les échéances des demandes de versements.