Lettre d’information n°3 – Mars 2021

Bienvenue sur la lettre d'information du Portail des Aides !

Un rendez-vous trimestriel pour vous partager les actualités, les nouvelles fonctionnalités du produit, des témoignages d’utilisateurs ou encore les rendez-vous à venir. 

Nous vous souhaitons une bonne lecture.

Les nouvelles fonctionnalités

Pour les usagers
La dématérialisation facilitée

Afin de simplifier l’accès à certains documents pour les usagers, un espace regroupant les documents publiés par la collectivité est dorénavant accessible à partir de l’espace personnel. Il est aujourd’hui alimenté par la notification de décision suite à sa publication par un agent, et sera étendu par la suite à d’autres usages.

Un lien direct avec le référent du tiers

Pour que les usagers puissent plus facilement obtenir une assistance directement auprès du gestionnaire qui suit leurs dossiers, il est dorénavant possible d’afficher les coordonnées du référent du tiers sur l’Espace Usagers. Cette affichage est optionnel et les informations restituées sont paramétrables.

Ouverture du dépôt aux tiers en cours d'identification

Le numéro SIRET, obligatoire pour toutes les personnes morales bénéficiaires de fonds publics, était une information auparavant nécessaire pour déposer une demande sur le portail des aides. Afin de permettre aux structures qui n’en possèdent pas encore d’effectuer des démarches sur l’Espace Usagers, le dépôt de demande peut être ouvert aux tiers sans SIRET. Dans ce cas, l’étude de la demande associée par les agents est possible jusqu’à la fin de l’instruction. 

Pour les agents
Une instruction complète des demandes en mode multi-financeur avec financeur principal

Dans ce mode d’utilisation, le financeur principal sollicité sur une demande peut maintenant réaliser dans le Portail des Aides v9 l’instruction complète du dossier associé à cette demande, jusqu’au paiement. Ces informations d’instruction seront visibles par l’usager dans le suivi des demandes.

Le suivi des actions réalisées enrichi

La fonctionnalité de justification des demandes de financement évolue et permet aux agents de demander des modifications sur la justification au porteur de projet. De plus, l’usager peut maintenant informer l’organisme d’un décalage de son action en faisant une demande de report. Cette demande peut être validée ou refusée par les agents habilités ; sa validation modifie la date de fin de réalisation de l’action.  Plus d’informations

La création et mise à jour des tiers externes simplifiée

La correspondance entre un tiers du Portail des Aides et un tiers attributaire dans l’outil de gestion financière, nécessaire à l’exécution financière des dossiers de financement, est simplifiée. A partir du menu “Tiers externe” d’un tiers, si la recherche dans l’application cible est infructueuse l’agent peut demander la création de ce tiers dans l’application externe. Suite à des modifications sur ce tiers dans la V9, il est également possible de propager ces modifications dans l’application cible.

Cette fonctionnalité concerne pour le moment la gestion financière Grand Angle.

Focus sur : le plan de financement

Plus d'informations sur les postes du plan de financement

Il est dorénavant possible d’activer un mode détaillé sur un poste de financement pour permettre la saisie d’informations supplémentaires sur un poste (type de dépense, type d’investissement…).

Pour que l’usager puisse saisir des montants sur des postes non proposés dans le plan de financement, une nouvelle option du plan de financement permet également d’autoriser la création de postes par les utilisateurs.

Enfin,  l’usager peut désormais associer des pièces à un poste de financement afin de justifier ses dépenses.

Et aussi...

Astuces

Vous souhaitez utiliser les valeurs d'une liste d'un référentiel externe ?

Un nouveau type d’information complémentaire ‘Champ de recherche‘ peut à présent être utilisé sur un formulaire. Cette zone de recherche est alimentée par une liste de valeurs stockées dans un référentiel externe au format OData. Lorsque plusieurs champs de recherche se succèdent dans un même formulaire, il est possible de restreindre les valeurs proposées dans un champ en fonction de la valeur sélectionnée dans un autre.

En savoir plus

Vous souhaitez vérifier l'état d'un compte usager ?

Afin de faciliter l’assistance aux usagers lors de leur création de compte ou suite à un blocage de compte, les écrans permettant de renvoyer le courrier électronique d’activation de compte ou de déblocage de compte affichent maintenant l’état du compte. En savoir plus

Vous n'utilisez pas l'adresse des représentants d'un tiers ?

Dans le cadre du règlement général sur la protection des données, une nouvelle option vous permet de ne pas demander aux usagers et aux agents de saisir les adresses des contacts d’un tiers si cette donnée ne vous est pas utile. 

En savoir plus

Les prochaines fonctionnalités

Nos équipes travaillent actuellement sur les fonctionnalités suivantes :

  • La gestion du multi-dossiers sur une même demande de financement
  • La création et l’application de thèmes secondaires via un designer de thèmes 
  • La redirection d’une demande de financement vers un autre téléservice

Et d’autres nouveautés que nous vous présenterons dans la prochaine lettre d’information !

Retours d'expérience

Grenoble Alpes Métropole

l’API Entreprise et Association facilite la vie des agents et des usagers du Portail des Aides

La Région Ile-de-France

déploie un nouveau dispositif d’aide aux commerces touchés par des fermetures administratives

La Ville de Tours

utilise le service Annuaire des Associations pour assurer visibilité et valorisation de ses associations