Bienvenue sur la lettre d'information du Portail des Aides !
Un rendez-vous trimestriel pour vous partager les actualités, les nouvelles fonctionnalités du produit, des témoignages d’utilisateurs ou encore les rendez-vous à venir.
Nous vous souhaitons une bonne lecture.
Les nouvelles fonctionnalités
De nouvelles perspectives d'instruction
Instruire plusieurs dossiers de financement sur une même demande
L’instruction de plusieurs dossiers de financement V9 portant sur une même demande de financement est maintenant possible sur l’Espace Agents. Afin d’adapter le Portail des Aides à cette évolution majeure, diverses améliorations ont été apportées notamment à la recherche globale, au calcul du statut de la demande, ou encore au suivi de la demande sur l’Espace Usagers.
Suivre et évaluer les politiques publiques
Il est dorénavant possible d’associer des critères analytiques à une demande de financement à partir de hiérarchies de critères analytiques, paramétrables sur l’Espace Administration. Afin d’évaluer les politiques publiques, des indicateurs associés à ces critères peuvent être mis en place et suivis tout au long du cycle de vie de la demande de financement, du dépôt initial jusqu’au paiement.
Gérer les conventions
Un nouveau module permet de gérer les conventions conclues entre un tiers bénéficiaire d’aides et l’organisme financeur. Les agents peuvent ainsi créer une convention à partir de la fiche du tiers, y rattacher des dossiers de financement, ou encore générer des documents et les publier sur l’Espace Usagers.
Gérer des imputations distinctes sur un même dossier
Pour permettre de réaliser des engagements distincts sur un même dossier, il est désormais possible sur un dossier de financement de venir indiquer plusieurs lignes d’imputations. En conséquence, cette fonctionnalité, soumise à paramétrage, modifie la section imputation existante présente lors de l’instruction d’un dossier de financement, l’écran de la décision avec les montants proposés au vote, ainsi que l’écran des informations financières avec l’exécution des traitements financiers. En savoir plus
Suivre le plan de financement jusqu'au paiement
Le suivi des dépenses et des recettes concernées par une demande de paiement est dorénavant possible, grâce à l’intégration du plan de financement sur les demandes de paiement.
Un parcours usager fluidifié
Grâce au compte usager unique
Un usager peut dorénavant effectuer les démarches pour chacun de ses tiers à partir d’un compte unique dans l’Espace Usagers. Après son authentification à l’Espace Usagers, si l’usager est associé à plusieurs tiers, il peut maintenant sélectionner le profil avec lequel il souhaite se connecter pour effectuer des démarches.
Des simplifications côté Agents
Demander le dépôt de pièces complémentaires en masse
Afin de simplifier l’envoi de demandes de pièces complémentaires aux usagers, un nouveau traitement de masse est à présent disponible. Il permet, à partir d’une liste de demandes constituée au préalable via les tableaux, d’envoyer à l’usager une demande de complément sur les pièces sélectionnées par l’agent.
Lier des demandes de financement
Il est maintenant possible de matérialiser un lien entre deux demandes de financement sur l’Espace Agents. A partir de la barre d’outils d’une demande, l’agent peut la lier à une autre demande en précisant le type de lien et la nature de la relation.
Retrouver plus facilement des tableaux
Un système d’étiquettes et de filtrage sur les tableaux permet aux agents de classer et de retrouver plus facilement les tableaux qu’ils utilisent. Une gestion des accès plus fine est également mise en place.
Détecter les doublons d'IBAN
Pour faciliter l’étude de la conformité d’un IBAN et la détection d’éventuelles fraudes, une alerte est affichée aux agents lorsque des tiers existants possèdent le même IBAN. Cette information est notamment affichée à la recevabilité d’une demande de financement et lors de l’instruction d’une demande de paiement.
Focus sur : la robustesse
Optimisation des tableaux
Dans le but d’optimiser les performances des tableaux de bord et de proposer uniquement des informations pertinentes dans le paramétrage des sources, un chantier visant à redéfinir les informations disponibles dans les tableaux a été mené. Les données disponibles ont également été enrichies, puisque les informations sur les contributions pour avis sont dorénavant exploitables dans les tableaux. En savoir plus
Migration vers le plan de financement avancé
Afin d’uniformiser la gestion du plan de financement dans le Portail, l’ensemble des téléservices et demandes existants utilisent à présent le plan de financement avancé. Sur tous les téléservices existants et les nouveaux, il est donc à présent possible d’utiliser directement les options avancées du plan de financement. En savoir plus
Sécurité
Politique des mots de passe
Conformément aux préconisations de la CNIL sur les mots de passe, vous pouvez dorénavant définir une période à l’issue de laquelle un renouvellement du mot de passe utilisateur sera nécessaire.
Astuces
Comment informer l'usager sur le RGPD et l'accessibilité ?
Vous pouvez à présent personnaliser deux nouveaux liens dans le pied de page de l’Espace Usagers afin d’informer l’usager sur la gestion des données personnelles et l’accessibilité.
Comment paramétrer un téléservice de justification ?
Les téléservices et courriels de justification sont désormais paramétrables directement dans l’Espace Administration.
Comment supprimer une demande ?
Les agents gestionnaires peuvent maintenant supprimer d’éventuelles demandes de test ou créées par erreur, directement à partir de l’Espace Agents.
Comment effectuer des contrôles spécifiques à la fin de l'instruction ?
Si vous souhaitez mettre en place des contrôles spécifiques à la fin de l’instruction en complément des contrôles standards, cela est désormais possible via l’implémentation d’une API externe dédiée.
Comment importer des dossiers de financement ?
L’import de dossiers de financement dans le Portail des Aides est maintenant possible grâce à plusieurs APIs d’import. Un accompagnement MGDIS sera nécessaire dans un premier temps pour la prise en main de cette fonctionnalité.
Et après ?
Nos équipes travaillent actuellement sur les fonctionnalités suivantes :
- la récupération des documents « Association » et d’informations sur l’entreprise dans l’API Entreprise
- la gestion des entrepreneurs individuels
- la gestion de la caducité
- le changement d’attributaire sur un dossier
Migration des tables de gisements :
Afin de faciliter les modifications de structuration des données en maitrisant les impacts sur l’utilisation actuelle des données, les tables gisements vont être migrées en vues en gardant les mêmes noms. Cette modification sera effective courant de l’été.
Club Utilisateurs 2022 : nouveau format
Comme annoncé en septembre 2021, le Club Utilisateurs fait peau neuve cette année. Davantage participatif, le Club Utilisateurs vous permet désormais d’être acteur de la construction des évolutions de la roadmap.
Suite à la constitution des groupes de travail en janvier, les premiers ateliers se sont déroulés en mars. Les échanges fructueux ont permis de sélectionner les sujets qui seront approfondis dans les mois à venir et proposés au vote en Octobre 2022.
Actualités
Retour sur le Club Départements 2022
Jeudi 7 avril s’est tenu à Paris le Club Utilisateurs dédié aux Conseils Départementaux.
Au programme de cette journée :
- Les nouveautés fonctionnelles et nouveaux modules Portail des Aides
- Retour d’expérience du Département de la Saône et Loire sur le sujet de l’interface avec un Portail Citoyen – GRC
- Retour d’expérience du Département de la Loire sur le projet délégation d’instruction et la relation avec les bénéficiaires, deux services assurés par le Centre Relation Usagers Mgdis
- Table ronde Transition de Progos vers le Portail des Aides …
Pour celles et ceux qui n’ont pu se libérer pour cette édition, voici les résumés des ateliers.
Programme et Inscription Club Villes et EPCI, 19 mai à Paris
Inscription Club Organismes d'Etat, 9 juin à Paris
MGDIS adhère à l’Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnel (AFCDP)
Dans le cadre de notre politique RGPD et afin de poursuivre notre amélioration continue sur les thèmes relatifs aux données personnelles, MGDIS a pris la décision d’adhérer à l’Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnel (AFCDP).
L’adhésion à cette association reconnue dans les milieux professionnels de la protection des données et partenaire de la CNIL permettra à MGDIS de bénéficier des réflexions de la communauté des DPO français sur des problématiques pointues.
Ceci nous permettra d’améliorer encore le privacy by design de nos solutions et de vous faire profiter des dernières réflexions sur des thèmes d’actualité.
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