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Jeudi 7 avril s’est tenu à Paris votre Club dédié aux Conseils Départementaux Utilisateurs de PROGOS et du Portail des Aides.
Lors de cette journée ont été notamment présenté les actualités de MGDIS, les nouveautés du Portail des Aides MGDIS et le Centre Relation Usagers autour du témoignage du Département de la Loire.
Pour celles et ceux qui n’ont pu se libérer pour cette édition, voici les résumés des ateliers.
MGDIS a connu en 2021 un développement important en termes de chiffre d’affaires (+ 20%) en passant de 13.3 M€ à 16 M€.
Le Portail des Aides représente aujourd’hui :
Côté Départements, 3 nouveaux organismes nous ont rejoint en 2021 : Les Hautes Pyrénées, Les Pyrénées Atlantiques ainsi que le syndicat mixte CALITOM, on leur souhaite donc la bienvenue !
Quant aux faits marquants 2021, nous pouvons évoquer :
Si nous regardons du côté des migrations, près de 50% des départements clients équipés de PROGOS sont engagés dans la phase de transition vers le Portail des Aides.
En ce qui concerne les chantiers majeurs 2022, la Sécurité constitue le plus important d’entre eux. Nos efforts portent notamment sur :
Enfin, des nouveautés en matière d’accompagnement vous seront bientôt présentées, ce qui vous permettra d’optimiser l’usage du Portail des Aides dans la durée et de bénéficier d’un suivi qualité, opérationnel et financier. Bientôt les packs Gouvernance, Sérénité et Usage n’auront plus de secret pour vous 😊
Depuis le Club Utilisateurs de septembre 2021 à Vannes, un nouveau format a été initié pour co-construire les évolutions de la roadmap du Portail des Aides.
Suite à la constitution des groupes de travail par MGDIS en janvier, une réunion de lancement s’est tenue en février avec les animateurs MGDIS et les co-animateurs Clients. Elle visait à communiquer aux clients inscrits l’organisation et la planification des ateliers qui se tiendront de février à juillet 2022.
Au niveau du calendrier, les ateliers de ces 5 groupes de travail se déroulent de février à juillet. En septembre, les résultats des groupes de travail seront présentés à l’ensemble des clients participants. Puis, un vote des évolutions sera réalisé en fin d’année avec une intégration des évolutions sur la road-map (N+1).
Pour en savoir plus sur l’avancement de ce Club Utilisateurs “nouveau format” : Nouveau Club Utilisateurs 2022 – Groupes et déroulement des ateliers – MGDIS
Lors de cet atelier, nous avons présenté les nouveautés fonctionnelles et les nouveaux modules du Portail des Aides.
Concernant les nouveaux modules, ont été présentés : les justifications et les conventions en explicitant les processus métier proposés.
Concernant les nouvelles fonctionnalités :
Ces modules et fonctionnalités, disponibles dans les dernières versions de l’application, permettent la gestion de cas complexes ou permettent de répondre à des problématiques avancées de reporting pour étoffer les données liées aux subventions et mieux préparer l’évaluation des politiques publiques.
La Roadmap produit sur l’année à venir a été présentée, parmi les nombreux sujets d’évolution du portail des aides planifiés, nous avons évoqué plus précisément :
Ces évolutions, attendues par les utilisateurs du portail des aides, permettront d’étendre les possibilités d’exploitation de la solution, l’interopérabilités avec d’autres logiciels ou référentiels tout en apportant une expérience d’utilisation encore plus qualitative pour les usagers.
Le Conseil Départemental de la Saône-et Loire dispose de la solution de Gestion de la relation Usagers (GRU) Publik de la société Entrou’vert. L’objectif du département était d’avoir un point d’entrée unique pour tout type de demande.
De plus, le département souhaitait pouvoir bénéficier de la richesse des fonctionnalités du portail Usagers de MGDIS. C’est pourquoi, une connexion entre la plateforme Publik et le portail Usagers a été mise en place permettant à l’usager de naviguer de façon transparente et fluide entre les deux solutions sans ré-authentification. La prochaine étape est de faire remonter les statuts et les informations du dossier dans les tableaux de bords de la solution GRU. Enfin, à terme les objectifs complémentaires sont de synchroniser les données du tiers demandeur et de synchroniser les portes documents des deux solutions. Cette fonctionnalité est en cours d’implémentation dans d’autres départements avec d’autres plateformes de GRU.
Madame Sylvie Reveau, chef de projet informatique au département de la Vendée, en charge de Progos V8, Madame Sylvaine Minger, chef de projet E-administration du portail des Aides V9 au département du Finistère et Stéphane Peponas, responsable du pôle administration fonctionnelle du SIF au département de la Somme ont participé à une table ronde sur leurs usages fonctionnels respectifs.
Les échanges très riches des expériences de chacun ont apporté un éclairage sur les thématiques de la relation aux Usagers, la gestion de l’instruction par les agents et le pilotage décisionnel. De nombreuses interactions avec les autres départements présents dans la salle ont animé cette table ronde permettant de dégager un constat d’efficience et de confort accrus pour les usagers et les agents utilisateurs de la nouvelle version du portail des aides.
Monsieur Dols, responsable du pilotage administratif et financier des collèges du Département de la Loire est intervenu pour présenter le retour d’expérience du département concernant l’attribution aux familles de collégiens scolarisé dans le public et le privé d’une bourses départementales sur critères sociaux.
Le constat du département était de remettre en cause cette action en raison de la dégradation de son efficience. L’objectif du CD était trois ordres :
Le Centre de Relation Usagers Mgdis convenait parfaitement à ces missions. En effet, Mgdis a créé ce Centre de Relation Usagers en 2020 qui permet de remplir ces missions de délégations et de répondre aux problématiques de manques de ressources humaines des collectivités en prenant en charge :
Le Centre de Relation Usagers Mgdis a pu ainsi traiter environ 7 000 dossiers pour un montant approximatif de 600 000 € dans un délai de 3 mois pour le compte du Département. Depuis 2 ans, de nombreuses collectivités font appel au CRU.
Le premier Portail des Aides a vu le jour en 2015 à la Région Pays de Loire. Sa phase de déploiement a commencé réellement en 2018. Mais, le portail est passé en phase de commercialisation sans officialiser son « baptême » 😉
Sans véritablement de nom produit, ses utilisateurs l’ont parfois nommé à leur manière, souvent en y accolant les mots subventions, association ou bien le nom de leur département, ville ou région.
Il était vraiment temps de lui donner un nom qui reflète sa personnalité et sa valeur perçue par le prisme de ses utilisateurs.
Nous avons souhaité, à travers cet atelier, vous embarquer dans le processus de « re-branding » du portail, car, qui mieux de vous saurait évoquer ses caractéristiques et attributs de valeur 😊.
Les utilisateurs présents se sont prêtés au jeu en lui conférant différentes facettes lors d’un sondage sur leurs smartphones en début de matinée. Résultat : si le portail était
Nous avons ensuite travaillé en mode design thinking sur des mots imaginaires qui évoquaient pour vous des consonnances liées aux caractéristiques du portail (Technique, Simple, Innovant, Ergonomique et Robuste). Et les personnes présentes ont pour finir marquer leur préférence par rapport à ces mots aux drôles de consonances, prononciations et évocations 😉
La suite de cette action ? Vos homologues utilisateurs dans des Villes, EPCI et organismes d’Etat se prêteront bientôt à ce jeu, nous consoliderons les résultats et apporterons une touche image de marque pour finaliser le processus de re-branding.
Le nom du portail vous sera dévoilé lors du vote des évolutions en octobre.
Parc d’Innovation Bretagne Sud
Allée Nicolas le Blanc
56000 Vannes
02 97 68 18 28
Du Lundi au Vendredi
8h30 – 12h30 / 13h30 – 17h30
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