Pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?
Je suis en charge de la ‘Coordination financière des investissements’, service composé de 7 personnes et scindé en deux unités : « Dépenses d’équipements et programmation en autorisation de programmes » (liées aux projets de mandat de la municipalité à mettre en oeuvre au travers d’un PPI (plan Pluriannuel des Investissements) et « Recherche des financements en lien avec le PPI ». Les principaux challenges : être toujours en veille active pour rechercher de nouveaux financements, diversifier nos sources de financements et de les sécuriser via des Conventions Pluriannuelles.
Pourquoi avoir choisi MGDIS ?
Nous avons choisi le logiciel Operio en 2008 car nous souhaitions centraliser les demandes de financements et avoir un suivi pluriannuel des investissements.
En 2008, lors de la restructuration de notre service, nous voulions avoir un outil collaboratif permettant de stocker l’ensemble des dossiers de demandes de financements dématérialisés afin d’accéder aux documents de manière cohérente, hiérarchisée et cohérente dans la GED – Gestion Electronique des Documents -. L’objectif était d’avoir un suivi administratif optimal des dossiers.
Quels sont les bénéfices constatés depuis que vous utilisez la solution Operio ?
La GED et le logiciel Operio déclinent naturellement les actions car il y a une logique administrative. Utilisé par 4 personnes du service, le logiciel procure un gain de temps certain et assure une maîtrise pour les agents en charge du suivi : retrouver facilement des documents, saisir les montants. Autre atout du logiciel, il permet de : modéliser les demandes, d’importer les numéros et libellés des mandats grâce à une interface en lien avec le logiciel financier et de générer des tableaux…
Qu’en est-il au sein de votre service économique ?
Le logiciel permet de savoir où on en est au niveau des financements à percevoir par rapport à chacun des partenaires et d’uniformiser nos demandes de subventions. Les partenaires financiers tels que la Région et le Département trouvent que les dossiers de demandes de financements sont bien présentés car nous avons modélisé au préalable nos demandes et que nous essayons d’avoir toujours la même logique.
De même, le CRET – Contrat Régional d’Equilibre Territorial – justifie pour moi l’utilisation du logiciel Operio pour avoir une vision globale des opérations. De la programmation initiale au dépôt des dossiers, puis à l’attribution réelle des subventions.
Nous pouvons également suivre les contrats pluriannuels et nous pouvons éditer des tableaux de bord spécifiques afin de constater la situation ainsi que les restes à recevoir par contrat.
Quelle est votre satisfaction globale vis-à-vis de la solution et de l’accompagnement MGDIS ?
Nous sommes globalement satisfaits du logiciel, nous nous y sommes adaptés. Il permet de savoir où en est au niveau des financements avec nos partenaires et surtout d’uniformiser nos demandes de subventions. Nous apprécions l’accompagnement avec les équipes MGDIS. Une nouvelle interface, récemment développée par MGDIS, va nous permettre de venir mettre à jour dans le logiciel les subventions encaissées.
