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On pourrait penser que la digitalisation des processus et des échanges entre les services chargés de la vie associative et les associations conduirait à un éloignement de ces acteurs. Les entretiens menés par MGDIS auprès d’une dizaine de communes prouvent le contraire.

La dématérialisation des demandes de subventions optimise la gestion du tissu associatif

Le volet associatif est une composante essentielle de la vie politique des communes. A la charnière entre l’administration et les associations, les agents chargés du pilotage de la vie associative des collectivités proposent ainsi un service de proximité fondé sur un relationnel qui s’inscrit dans la durée. Le contact en face à face prédomine, l’échange est fondé sur une communication avant tout orale car les associations sont encore dans la culture du contact physique. Les mécanismes d’attribution des subventions dans les communes où les équipes sont en place depuis de nombreuses années sont fortement dépendants du relationnel bâti par les associations avec le tissu politique local. Les écrits, comme par exemple le remplissage du formulaire de demande de subvention, sont encore souvent vécus comme des contraintes. 

L’attribution des subventions, souvent éclatée entre plusieurs services métier de la commune

La vocation des services vie associative est d’être le guichet unique permettant la centralisation de la communication entre les associations et l’administration. Leurs rôles sont d’accompagner les associations dans leur création, leur gestion, mais aussi d’assurer un service de proximité, une présence à leurs côtés sur le volet légal, juridique (débit de boissons, assurance responsabilité civile …), de leur offrir de nouveaux services fournis par la collectivité, d’organiser des manifestations annuelles pour leur permettre de se valoriser, d’attirer de nouveaux adhérents. Ces actions sont menées dans le but d’aider le tissu associatif local à se développer. Dans le même temps, ils doivent capitaliser l’information sur ces structures et leurs activités, gérer et valoriser les aides indirectes qui leurs sont accordées, assurer un suivi efficace de la relation et enfin définir ou affiner des critères d’octroi des subventions pour garantir une action publique équitable en fonction des politiques définies par la collectivité.

Pour assurer cette gestion du tissu associatif, les collectivités peuvent avoir différents modes de gestion des associations, on retrouve le plus souvent une gestion communale, la mairie dispose alors d’un service vie associative ou dans d‘autres cas, une gestion déléguée par une association municipale (Maison des associations / office municipal des sports …)

La gestion des aides aux associations est le plus souvent éclatée au sein des différents services d’une collectivité : le service faisant office de guichet unique suivi des services métiers : sport, culture, et autres pour instruire les dossiers et gérer les ressources matérielles notamment. Le nombre d’interlocuteurs est multiplié et les cycles de décisions sont rendu complexes car plusieurs responsables et élus doivent être impliqués dans les processus suivant les demandes. Les pratiques d’attributions des subventions sont souvent hétérogènes, « Une remise en cause du système d’attribution des subventions est probablement à faire dans toutes les villes où les équipes sont en place depuis plusieurs années » nous confie une collectivité.

Vers la fin des subventions majoritairement versées selon les dépenses de fonctionnement ?

La majorité des communes interrogées attribuent des subventions fondées sur les dépenses de fonctionnement des associations : c’est la vision « compte administratif » qui prime, une vue avant tout comptable qui ne laisse que très peu de place à la valorisation des projets associatifs. Dans certaines communes, les critères d’attribution n’évoluent que très peu au fil des années, et les changements semblent difficiles à opérer, surtout lorsque les subventions sont « versées à la demande par le service des finances ». Il est également intéressant de noter qu’il y a des différences majeures entre les montants des subventions versées aux associations entre communes de même taille.

A contrario, plusieurs communes interrogées ont mis en place de nouveaux processus de conduite du changement qui ont marqué la fin des subventions versées sur le seul critère des dépenses de fonctionnement. Dans l’une d’entre elles, seul le projet associatif est valorisé et récompensé, ce qui met en avant la volonté de la commune de s’engager dans une démarche communautaire pour offrir une aide qui correspond à un service public rendu par l’association à la communauté à laquelle elle appartient : animation, service à la population, valorisation de la commune … L’élu de cette commune nous a confié qu’en valorisant le projet associatif, les associations deviennent de vrais acteurs du processus : « l’association s’engage à réaliser son projet, à nous de vérifier si elle a réussi pour verser les subventions en conséquence ».

Le suivi du projet associatif dans le temps devrait pouvoir se faire au fil de l’eau, mais force est de constater que les ressources humaines de la commune ne sont pas toujours suffisantes pour rencontrer plus souvent les associations et suivre ainsi les projets au fur et à mesure de leur avancement. Des solutions existent aujourd’hui pour permettre une gestion optimale des associations grâce à la digitalisation des processus et des échanges avec les communes.

Et si la digitalisation à travers la dématérialisation des échanges permettrait une gestion et un suivi optimal du tissu associatif ?

« La dématérialisation ne veut pas dire déshumanisation », c’est bien le contraire, car cela permettrait aux agents de diminuer la charge purement administrative et de rencontrer plus souvent les membres des associations pour bâtir des relations dans la durée et suivre ainsi les projets associatifs.

Le problème reste néanmoins présent pour toutes les associations qui subissent la fracture numérique, mais des dispositifs d’accompagnement simples peuvent être mis en place et renforcer ainsi le rôle d’accompagnement de la collectivité. Sans aucun doute, ces outils numériques deviendront demain la norme, assurant une grande fluidité des échanges d’informations et une simplification des démarches tout en permettant dans le même temps, un meilleur accompagnement des associations par les collectivités.

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