La Société Nationale de Sauvetage en Mer (SNSM) fait confiance à MGDIS en s’équipant du logiciel Operio. Découvrez pourquoi la SNSM est satisfaite de la mise en œuvre et du suivi du projet.
Retour d'expérience d'Esther VELFRE de la SNSM sur le logiciel Operio
Découvrez le témoignage de d’Esther VELFRE, Responsable juridique et libéralités au sein de la SNSM, sur les points forts du logiciel Operio.
Pouvez-vous vous présenter ?
Je suis Esther VELFRE, Responsable juridique et libéralités à la SNSM donc la Société Nationale de Sauvetage en Mer.
Pouvez-vous décrire la SNSM en quelques mots ?
Alors nous à la SNSM, on compte aujourd’hui, je crois que le dernier chiffre à jour, c’est 9030 bénévoles. Donc on a pas mal de bénévoles et on a 90 salariés à peu près. On a notre actif également 800 embarcations, 214 stations de sauvetage et 33 centres de formation et d’intervention.
Pourquoi la SNSM s'est dotée du logiciel Operio ?
Pour chacune de nos nouvelles constructions de navires et nos modernisation carénage, ou même pour l’ensemble de nouvelles infrastructures, on demande pour chaque projet des subventions auprès des collectivités dont dépendent de la station en question ou le centre de formation en question. Donc la quantité d’embarcations, à savoir à peu près 800 navires, donne une idée de la quantité de demandes de de subventions.
D’autant plus qu’actuellement la SNSM remet à neuf sa flotte, donc on a tout un projet à « nouvelle flotte » qui constitue un pic de dossiers de subventions assez considérable ou en tout cas non négligeable. Ce pic d’activité et cette nouvelle flotte nous imposent vraiment un besoin de visibilité totale sur l’ensemble de nos de nos projets nécessitant des demandes de subventions. Pour donner une idée, un projet d’investissement c’est : 50% de financement des collectivités, donc en général 25 % Département et 25% Région et 50% en Autofinancement.
Quelles ont été les principales phases de ce projet ?
On a eu une première rencontre courant juin 2021 donc avec MGDIS et la SNSM et on a très rapidement validé notre collaboration courant juillet 2021. S’en sont suivis évidemment des mois de paramétrage, on a adapté l’outil Operio aux besoins de la SNSM c’est-à-dire un besoin réellement côté demandeurs de subventions et non un besoin côté financeurs ce pourquoi l’outil était initialement dédié. Donc on a pu ajouter un certain nombre d’écrans supplémentaires, de statuts supplémentaires, etc pour peaufiner vraiment nos tableaux de bord et pouvoir adapter l’outil aux besoins spécifiques de la SNSM.
En amont en fait on a profité de la mise en place de ce logiciel naturellement pour remettre à plat l’ensemble de nos process en interne. On a fait un peu d’une pierre deux coups ! Le logiciel aujourd’hui est actif au niveau de la direction administrative et financière depuis janvier 2022 donc depuis le début de l’année 2022. Là actuellement on le présente aux différents services et acteurs de la SNSM qui collaborent au sein des projets de demandes de subventions.
Quels bénéfices observez-vous depuis que vous utilisez le logiciel ?
Initialement on avait trois objectifs pour la mise en place de ce logiciel. C’était tout d’abord un partage de l’information unique et uniforme pour toutes les personnes parties prenantes du processus de décision donc avoir toutes les informations sur la partie technique du projet au même endroit, avoir toutes les informations sur la convention, les modalités de la convention, les deadlines etc… Pour que toutes les personnes concernées puissent trouver les informations au même endroit.
Le deuxième objectif c’était un suivi des dossiers facilité et un gain en productivité administratif puisque selon les collectivités c’est vrai que les dossiers de demandes plus ou moins complexes et d’être plus ou moins de temps.
Enfin, c’était un objectif de planification des projets notamment grâce au système de tableau de bord MGDIS en prenant en compte toutes les différentes hypothèses de plan de financement, les évolutions, les annulations, etc… et en assurant un vrai suivi du projet.
L’objectif est vraiment que ça puisse créer un vrai outil de planification au bénéfice également du contrôleur de gestion. Donc actuellement on en est au début de sa mise en œuvre depuis janvier 2022 donc bon ici il s’est passé des choses mais ça ne fait pas non plus dix ans qu’il est en place. Mais pour l’instant les éléments qui ont été mis en place fonctionnent bien donc je dirais que c’est plutôt bien parti pour la suite.
Quelle est votre satisfaction globale ?
Le projet est lancé. On a bien été accompagné pendant tout le processus et aujourd’hui on peaufine encore en fait l’outil et la solution avec les équipes de MGDIS parce qu’on pense effectivement que l’outil peut nous servir à encore plus de choses que ce qui était initialement prévu. Donc on est sur une satisfaction globale, je dirais vis-à-vis de la solution et de l’accompagnement MGDIS aujourd’hui, donc positif.
Recommanderiez-vous ce logiciel à d'autres organismes ou collectivités ?
C’est vrai que ça nous apporte vraiment une solution concrète et un gain de temps et de productivité sur la gestion des demandes de subventions. Donc oui la SNSM serait prête à recommander le logiciel Operio, soit à d’autres structures qui font appel donc aux subventions ou à d’autres collectivités donc côté financeurs et non côté demandeur cette fois-ci.
