Calitom, syndicat mixte des déchets du Département de la Charente, accompagne les collectivités, les associations, les particuliers et les structures à l’acquisition de produits, d’installations durables ou permettant de réduire ses déchets. Afin de faciliter les demandes de subventions en ligne autour de la réduction des déchets – changes lavables, poules et poulaillers, gestion des déchets de cimetière -, Calitom a choisi le Portail des Aides.
Retour d’expérience d’Elizabeth Loupot de Calitom sur l'utilisation du Portail des Aides MGDIS
Elizabeth Loupot, Technicienne informatique au sein de Calitom, témoigne sur les points forts du Portail des Aides MGDIS.
Pouvez-vous vous présenter ?
Elizabeth LOUPOT, je suis technicienne informatique au sein de Calitom. Calitom est un syndicat mixte qui a pour compétence tout ce qui est collecte et traitement des déchets sur tout le territoire charentais. Ma mission principale au sein de Calitom c’est tout ce qui est gestion de tous ce qui est « applicatifs ».
Pourquoi avez-vous choisi d'utiliser le Portail des Aides MGDIS ?
Au départ Calitom permettait déjà aux différents charentais de faire des demandes de subventions et donc on n’avait pas de logiciels à proprement parler il y avait juste des formulaires en ligne sur le site de Calitom. On s’est rendu compte qu’en fait il y avait un des demandes de plus en plus importantes au niveau des subventions et on avait l’intention de mettre en place des nouvelles subventions, donc c’est pour ça qu’on s’est tourné vers la recherche d’un logiciel qui pourrait répondre à cette demande.
Combien de téléservices avez-vous ouverts ?
Actuellement nous avons 10 téléservices qui sont en place sur la plateforme et on en a encore 6 nouveaux qui vont ouvrir en début 2022.
Comment MGDIS vous a accompagné ?
On a travaillé sur toute l’élaboration du planning tout ce qui est également première subvention puisque MGDIS a paramétré la subvention qui nous semblait la plus complexe pour nous. Donc on a travaillé sur tout ce qui est paramétrages. Ensuite, suite aux différentes formations qu’on a pu avoir, les autres subventions ont été paramétrées et sont paramétrées en interne par moi-même.
Quels sont les bénéfices constatés pour les usagers ?
D’un point de vue usagers, c’est vrai que c’est beaucoup plus pratique la plupart du temps pour les usagers puisque les demandes se font en ligne donc ils peuvent suivre directement leur demande de subvention savoir où ça en est au niveau de l’instruction. Parce qu’avant, c’est vrai, en le faisant au format papier, soit ils l’envoyaient par mail, soit ils l’envoyaient directement par courrier, ils n’avaient pas forcément de retours. Donc les personnes étaient obligées de nous rappeler pour savoir où ça on n’était car on on attendait quand même d’avoir des fois un peu de dossiers à traiter pour pouvoir gérer tout ça. Le premier avantage pour les usagers c’est vraiment une facilité de dépôt de la demande et ensuite vraiment ce suivi.
Quels sont les bénéfices constatés pour les instructeurs ?
Concernant chez nous le « service instructeur », c’est vrai que là principalement moi ce que je vois au niveau des avantages c’est quand on a besoin de faire des rapports par exemple au niveau des tableaux on peut facilement voir le montant des subventions qui a été versé pour telle ou telle subvention ou même par Communautés de Communes, puisqu’on fait beaucoup de statistiques par CdC. Donc c’est vrai, c’est le côté pratique : pas besoin d’aller rechercher dans des fichiers Excel etc, là on a tout dans le logiciel on peut tout avoir finalement quasiment en un seul clic.
Ensuite, c’est vrai que la demande de subvention est plus facile aussi à gérer au niveau de la plateforme puisque l’agent, avec ce fil d’ariane qu’il doit suivre il n’y a pas vraiment de confusion : on sait quand la demande est bonne. On peut générer aussi, ce qu’on ne faisait pas avant, un fichier Paymen qui est envoyé directement la « Péri » pour les subventions « Poules et Poulaillers » pour les particuliers. Avant il fallait repasser sur notre logiciel finances, recréer des lignes. Là ça se fait quasi en automatique. Quand par exemple, ce qui peut arriver, un de nos agents instructeur est absent, le côté pratique c’est que plusieurs personnes peuvent se connecter à cette plateforme donc il y a une passation assez facile des dossiers. Quand c’était vraiment au format papier ou par mail, ça pouvait être plus gênant puisqu’il n’y avait qu’une seule personne qui avait les informations. là au moins tout est partagé et on n’a pas à se dire « Est-ce qu’il y a une demande de subvention qui en cours ? » ou quoi que ce soit.
Recommanderiez-vous le Portail des Aides à d'autres Syndicats ?
En effet, je recommande puisque c’est vrai que c’est une grande facilité principalement pour les usagers. J’appuie vraiment ce côté là où les usagers vont vraiment pouvoir suivre tout donc je recommande vivement la mise en place de la plateforme. En plus tout est quand même assez paramétrable avec vos services que ce soit l’ergonomie, les couleurs, les petites choses comme ça. Cela correspond totalement et je conseille la plateforme de subventions aux autres syndicats.
