Moins de 5 mois ont été nécessaires pour déployer le Portail des aides
Depuis 2004, les agents du Département de Mayotte suivaient la gestion des subventions depuis plusieurs tableurs et dossiers papier. Néanmoins, quelques dysfonctionnements avaient été soulevés par rapport au suivi de certains dossiers et l’attribution des subventions.
En février 2019, les élus du Conseil Départemental de Mayotte ont délibéré en faveur d’une nouvelle procédure entièrement dématérialisée de gestion des subventions qui devait être mise en place avant le 1er janvier 2020. Un guide d’attribution des subventions a été adopté dans la foulée dans l’objectif d’appliquer une rigueur de gestion optimale tout le long du processus d’instruction et d’attribution de ces aides. L’outil informatique était dès lors indispensable à la mise place en place d’un tel dispositif.
Les agents de la collectivité ont réalisé un benchmark des logiciels pouvant répondre à leurs besoins et choisi MGDIS afin d’optimiser et rendre totalement transparent leur processus de gestion des demandes de subventions. Suite à la décision de s’équiper du Portail des Aides, le chef de projet MGDIS s’est rendu plusieurs fois sur site pour affiner le besoin avec les 4 services concernés – Jeunesse et sport, Aides aux communes, Solidarité et social, Agriculture – et les accompagner sur le déploiement des téléservices souhaités.
Le Portail de dématérialisation des demandes de subventions du Conseil Départemental de Mayotte « le CD976 soutient mon projet » a été mis en place en moins de 5 mois par MGDIS et livré début décembre 2019 avec un mois d’avance sur la date d’ouverture prévue !
A ce jour, 15 directions sont concernées par cette dématérialisation avec 25 téléservices qui seront ouverts à terme.
Gain de temps et transparence qualifient l’ouverture du Portail pour le Département de Mayotte
L’ouverture du Portail de dématérialisation des demandes de subventions permet au sein de la collectivité la mise en place d’une organisation transversale avec des process communs et partagés.
Selon Bacar ACHIRAF, Chargé de mission Transfert des compétences à la Mission Stratégie Territoriale au Conseil Départemental de Mayotte, « le but de cette dématérialisation est de gagner du temps, mais aussi de gagner en efficacité dans la gestion des dossiers. Car lorsqu’ils sont déposés en format papier, il peut y avoir des retards dans la prise en compte, dans l’instruction, en cas de pièces justificatives manquantes… »
Pour les demandeurs de subventions, le gain de temps est considérable. Ils peuvent désormais déposer en ligne leur demande avec les pièces justificatives en moins de 30 minutes. Pour pallier l’éventuelle fracture numérique, le Département a financé l’installation d’espaces numériques afin que tous les usagers puissent se connecter au portail et déposer leurs dossiers.
Quant aux agents, le portail leur évitera les nombreux allers-retours avec des porteurs de projets qui par le passé pouvaient déposer des dossiers incomplets qui risquaient d’arriver en commission pour se voir rejetés. Désormais, tout dossier incomplet sera informatiquement retourné au demandeur pour complétude.
Globalement, cela facilite beaucoup les échanges entre porteurs de projets et agents et participe à plus d’efficacité et de transparence dans la gestion des dossiers de demandes de subventions.
Une campagne de communication XXL à la hauteur de cette « révolution »
Le Département de Mayotte, au travers de ce nouveau processus de gestion des demandes de subventions, bouleverse radicalement les pratiques établies fondées sur des échanges directs entre porteurs de projets et agents. Afin d’accompagner les mahorais dans ce changement, le Conseil Départemental a orchestré une large campagne de communication.
Elle s’adresse aux différents porteurs de projets : associations pour la plupart, mais également communes, entreprises, établissements publics et particuliers. L’ensemble de ces publics devait être informé au plus tôt du nouveau dispositif : « plus besoin de se déplacer, on reste chez soi et on clique sur un bouton », nous explique Bacar ACHIRAF.
La campagne de communication se décline sur plusieurs supports :
- de l’affichage urbain (panneaux de 4 x 3 m) à travers l’île
- Une émission « Temps de parole » sur KWEZI TELEVISION le 19 novembre lors de laquelle Bacar ACHIRAF s’est prêté au jeu des questions-réponses
- Un spot TV
- Une conférence de presse pour faire le point sur le déploiement du nouvel outil
A travers cette grande campagne de communication, le Conseil Départemental souhaite démontrer sa volonté de transparence sur la gestion des aides et adopter une position d’exemplarité en la matière.
Enfin, après le Conseil Départemental de Mayotte, c’est la ville de Mamoudzou qui se dotera de son portail des aides le 23 décembre.
