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A Perpignan Méditerranée Métropole, process simplifiés et suivi des dossiers de logements locatifs sociaux amélioré grâce au logiciel MGDIS Portail des Aides

La Métropole de Perpignan Méditerranée a choisi le logiciel MGDIS – Pilotage des Aides Versées pour améliorer le suivi des dossiers de logements locatifs sociaux. 

« Le logiciel MGDIS Portail des Aides a permis de simplifier le process, d’améliorer le suivi des dossiers de logements locatifs sociaux et d’alléger la tâche administrative afin de redonner du sens sur l’instruction, de la recentrer et de retrouver du temps par rapport au nombre de dossiers à traiter. »
Dorothée CHARIGNON
Chef de service Habitat Opérationnel, Direction des solidarités, Communauté Urbaine de Perpignan

Quelle est la raison pour laquelle la Communauté Urbaine de Perpignan Méditerranée Métropole voulait se doter du logiciel MGDIS ?

Depuis 2016, il y a eu plusieurs phases de travail en interne de notre collectivité avec la direction du numérique qui nous a mis en relation avec MGDIS. Il y a eu un vrai travail de la part des équipes MGDIS pour comprendre le besoin métier par-delà l’outil informatique avec les questions posées, la modélisation sous tableur des besoins spécifiques de notre service. MGDIS a trouvé, avec notre Direction du numérique, comment intégrer les paramètres de calcul complexes qui nous sont propres fin 2019.

A qui s’adresse le portail ?

Les bénéficiaires de ses téléservices sont les bailleurs sociaux du territoire (6 à 8) et potentiellement les 36 communes qui réhabilitent leur patrimoine communal. Nous sommes le 3e pôle au niveau de la région Occitanie, après Métropole de Montpellier et Toulouse. Nous essayons, dans une logique de production de l’Etat voire de l’optimiser.
Avec le logiciel MGDIS Pilotage des Aides versées, 4 Téléservices ont été développés : aides de Perpignan Méditerranée Métropole, demandes de garantie d’emprunt, traitement des demandes de la subvention Etat avec l’interface avec le logiciel ASTRE de GFI, conventions APL. 

L’ensemble des téléservices sera ouvert d’ici fin d’année 2020. A partir du mois de septembre 2020, lors de la préparation de notre conseil nous ouvrirons le téléservice aux bailleurs sociaux. En interne, la plateforme sera mise à disposition des différents services travaillant pour les bailleurs sociaux avec des droits utilisateurs définis.

Quels sont les bénéfices constatés au sein de la collectivité depuis que vous utilisez la solution MGDIS Portail des Aides ?

Dans le portail, côté utilisateur, le bailleur social peut requêter facilement : consulter le tableau récapitulatif généré et visualiser l’état d’avancement de ses demandes. Ce niveau de transparence entre la collectivité et le bénéficiaire permet un gain de temps car à tout moment chacun à une vision claire des étapes du dossier et cela permet aussi de fluidifier le circuit : étapes du dossier, complétude du dossier, échanges.

Par exemple, lorsque nous avons une demande de garantie d’emprunt, en phase amont de préparation d’un conseil de communauté, nous devons préparer plusieurs pièces justificatives : un bordereau de suivi de dossier, une délibération, une convention de réservation, un rapport. En complément et finalisation de ce conseil, nous préparons un rapport de conclusion à rédiger et un document annexe avec les principales caractéristiques financières. D’une demande découle la création de 5 documents administratifs générés en moins de 30 minutes grâce au logiciel MGDIS. Certes, il y a ce temps de saisie ou de ressaisie au départ par rapport à un logiciel Etat, mais in fine c’est un gain de temps phénoménal !

De plus, ce qui est très pratique en tant qu’instructeurs, c’est le fait de pouvoir tout enregistrer sur l’application et que tout soit centralisé dans un même lieu de stockage. En matière de vérification, de requêtage et d’avancement des opérations, c’est confortable et très facile de : retrouver les dossiers, les suivre, vérifier leur stade d’avancement, examiner les documents générés. En matière de traçabilité et de visibilité, cela permet d’avoir une vue globale et précise de tous les dossiers, les pièces rattachées et leur niveau d’avancement. Nous sommes désormais à un délai de paiement à 30 jours.

Lors du confinement, le fait que tout soit dématérialisé, les instructeurs sont restés chez eux et il n’y a pas eu de
rupture en matière d’instruction et de paiement des dossiers des bailleurs sociaux.

Quelle est votre satisfaction globale vis-à-vis de la solution et de l’accompagnement MGDIS ?

L’application est simple d’utilisation, intuitive et facilitatrice entre les différentes parties prenantes d’un dossier. En matière de contrôle et de suivi pour un supérieur hiérarchique c’est : traçable et orientable selon l’instructeur que l’on veut positionner sur un dossier. Cela permet aussi de voir le temps passé sur un dossier.

Nous sommes très satisfaits car nous avons travaillé en confiance et en toute transparence avec les équipes MGDIS. Elles sont très réactives dès que nous avons une question ou un souci sur le portail, c’est un plus en matière de relation de travail et d’accompagnement pour nous aider à se questionner sur notre process.