La ville d’Arras dématérialise son processus de gestion des demandes associatives grâce au logiciel MGDIS

Arras-MGDIS

La ville d’Arras a choisi le logiciel MGDIS – Pilotage des Aides Versées pour dématérialiser son processus de demandes de subventions.

« Le challenge était la modernisation et l’homogénéisation du SI. Désormais, le fait que tout soit dématérialisé à travers le Portail des demandes facilite la vie de tout le monde, pouvoir échanger en direct via mail et de pouvoir envoyer des relances pour pièces manquantes. Nous recommandons et recommanderons encore cette solution à d’autres collectivités souhaitant dématérialiser leurs demandes de subventions. »
Jean-Yves HUBERT
Chef de projet informatique aux études à la Ville d’Arras depuis 2014

Pourquoi la ville d’Arras s’est équipée du logiciel Pilotage des aides versées ?

Au départ, c’était pour simplifier le travail des administratifs car gérer des dossiers papier et des courriers de relance, nous faisait perdre un temps énorme et cela était coûteux. Les agents passaient plus de la moitié de leur temps sur de l’administratif, à vérifier les dossiers, les pièces jointes, à relancer les demandeurs.  

Nous avons donc décidé de dématérialiser la chaîne du process, de la demande de subventions au paiement, ou au refus.  

Notre périmètre actuel est exclusivement réservé aux associations. Désormais, 300 associations sont subventionnées au travers du Portail des Aides. Dans le cadre de la modernisation de 2020-2021, nous allons étendre le périmètre MGDIS vers d’autres structures bénéficiaires. 

Pourquoi avez-vous choisi la solution MGDIS ?

Nous n’étions pas satisfaits de la solution précédente, nous avons donc réalisé un benchmark en 2017. Nous avons appelé quelques-unes de vos références pour avoir un retour utilisateurs, un retour du métier, et tout le monde en était satisfait donc on s’est décidé.  

Quels changements percevez-vous depuis l’acquisition de MGDIS – Pilotage des Aides versées ?

Le fait que tout soit dématérialisé à travers le Portail des demandes facilite la vie de tout le monde, pouvoir échanger en direct via mail et de pouvoir envoyer des relances pour pièces manquantes. Le changement majeur est la simplification des process, avec une multiplication par 4 du taux de production sur ce périmètre. De plus le workflow de validation et transmission est très simple. Depuis l’acquisition de la solution le gain de temps est significatif. 

Recommanderiez-vous le logiciel MGDIS à d’autres collectivités ?

Nous recommandons et recommanderons encore cette solution à d’autres collectivités souhaitant dématérialiser leurs demandes de subventions. D’autant que les équipes MGDIS sont toujours disponibles, c’est parfait en termes de réactivité et d’accompagnement. 

COVID-19

Déploiement dispositifs d’aides d’urgence

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MGDIS soutient pleinement les organismes du secteur public dans le déploiement de dispositifs d’aides d’urgence envers les acteurs économiques et sociaux de leur territoire. 

Nous avons décidé de mettre à leur disposition SANS ACQUISITION DE DROITS D’USAGE pour une période de 6 mois notre solution de dématérialisation et d’instruction de demandes d’aides exceptionnelles. 

PS : Même en télétravail, toutes nos équipes gardent leur sourire et sont joignables par mail et téléphone pour vous accompagner dans vos projets ! 

Prenez soin de vous et de vos proches !