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Dématérialisez efficacement vos subventions

Animé par Thomas Gruet, responsable de marché, le webinaire “Dématérialisez efficacement vos subventions” a eu lieu le mardi 24 septembre.

Ce webinaire répond aux questions que vous vous posez en matière de bonnes pratiques vous permettant de dématérialiser efficacement et rapidement vos demandes de subventions : Quelle organisation préconiser ? Quel processus à mettre en place ? Quels pièges à éviter ?

▶️ Si vous n’aviez pu participer à ce webinaire, vous pouvez désormais découvrir le résumé et le visionner en replay.

Outre les rappels des avantages d’une dématérialisation de la chaîne de demande de subventions, il convient de se poser la question de « Par quoi commencer… ? » de même quels sont les pièges à éviter et quelle capitalisation peut on tirer d’un tel projet une fois en production ?

Les jeunes adultes d’aujourd’hui sont nés avec internet et le téléphone portable. Consulter et renseigner des informations à partir d’un site web est plus qu’une évidence pour eux. De plus, les avantages pour le demandeur comme pour la collectivité et les agents sont indéniables : facilité, traçabilité, automatisation, rapidité, qualité, simplification, modernisation, économie…

Entamer un projet de dématérialisation est l’occasion (et c’est également un prérequis) de simplifier le dossier de la demande. Une dématérialisation ne consiste pas seulement à remplacer du papier par des écrans ! Il faut réduire le spectre d’informations collectées et réduire les adaptations de courriers notamment qui ont pu s’accumuler au fur et à mesure des services, réorganisations ou changement de forme…

La mise en place de campagnes de dépôt est tout aussi importante en ce qu’elles permettent de lisser et fluidifier les dépôts et donc la charge de travail des agents. L’organisation de la collectivité s’en trouve plus efficace et donc la réponse aux citoyens. Ceci peut s’accompagner de la mise en place d’un guichet unique, associant ainsi une approche horizontale du traitement des demandes à une approche verticale de l’instruction avec des agents spécialisés.

Un portail dématérialisé des demandes de subvention impacte nécessairement l’organisation de la collectivité. Il convient donc de prévoir une conduite du changement interne mais également externe auprès des demandeurs.

En capitalisant sur ce projet, il est possible de mettre en avant la collectivité au service de ses citoyens (plénière de présentation, assistance dans le montage des projets…), bref de valoriser l’action publique. A long terme, le projet de dématérialisation peut ruisseler dans la collectivité et faire capitaliser la collectivité en termes de solution technique (signature électronique, GED, SIG, GF, gestion des délibérations, connecteurs de la DINSIC…).

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