Comparatif dépôt/PDF VS Portail

Les demandeurs de subventions récemment majeurs sont nés avec internet et les téléphones portables. Il est naturel pour eux d’utiliser ces outils dans leurs démarches. Alors pourquoi leur proposer un PDF remplissable ? cela ne répond pas à leurs attentes et ne contribue pas à l’amélioration de l’efficacité de la collectivité.

Voyons les grands étapes de la vie d’un dossier :

• Lors du dépôt de la demande, le demandeur doit passer par un nombre important d’étapes qui lui prendront beaucoup de temps (téléchargement du formulaire, impression, remplissage à la main souvent incomplet, mise sous enveloppe, déplacement jusqu’à une boîte aux lettres, transport puis distribution par la Poste…)
• Lors de la phase de pré-instruction, se pose la question de la répartition dans les services. Avec un formulaire PDF, aucun partage n’est possible, ni parallélisation des tâches. De plus, les risques de doublons de subventions sont avérés : aucun rapprochement automatique ne peut s’effectuer.

Avec un portail, un agent peut travailler sur un dossier, demander l’avis d’une autre direction sur ce dossier tout en continuant à travailler dessus. Les informations sont automatiquement et instantanément partagées. Et le travail s’effectue nativement en parallèle.

• Les échanges avec le demandeur sont là aussi extrêmement chronophages : rédaction d’un courrier ou d’un mail, impression dans le pire des cas, envoi par la Poste… Même dans l’hypothèse d’un mail, celui-ci ne sera pas intégré au processus ou ne sera pas visible par les autres agents, il sera physiquement dans une boîte mail d’un agent. L’accès à l’information s’en trouve contraint.

Dans le cas d’un portail, l’échange avec le demandeur est simplissime : il est intégré. Les messages restent accessibles, traçables et historisés. Et la réponse est également intégrée.

• Le passage en commission nécessite de nombreuses saisies redondantes, souvent source d’erreurs. Saisies reportées dans des fichiers Excel avec des interventions unitaires pour effectuer les paiements.

Avec un portail, l’édition des dossiers à passer en commission est automatique, par le biais d’un outil tableur ou requêteur. Et les votes sont appliqués en masse ce qui permet par la suite d’effectuer les paiements en masse également, dans le cadre d’une interface avec la gestion financière. La gain de temps pour les agents est évident et important.

• Lors d’une commande politique, l’urgence est là. On doit répondre rapidement sur des thématiques et statistiques dans un temps record alors que les données ne sont pas immédiatement disponibles : c’est tout le paradoxe.

Dans le cadre d’un portail, les données sont triées, renseignées, contrôlées, ventilées, thématisées… il est donc facile de répondre aux besoins des élus rapidement et en toute sécurité.

En comparant les deux solutions sur le plan technique, se poseront les questions de la GED, signature électronique, dématérialisation des pièces justificatives pour paiement, gestions des délibérations… autant de sujets auxquels un portail peut répondre mais incompatibles avec un dépôt PDF.

Enfin, factuellement, un dépôt PDF peut coûter jusqu’à 4 fois plus la première année qu’un portail complet, mis en place. Cependant, les coûts dans le cadre d’un PDF se répètent chaque année tandis que le coût d’un portail est uniquement supporté la première année, hors maintenance. Les crédits ainsi libérés par la mise en place d’un portail permettent par la suite de consolider l’offre en étendant le périmètre de subventions, les fonctionnalités, les interfaces…