Animé par Thomas Gruet, responsable de marché, le webinaire “Guichet Unique” a eu lieu le jeudi 21 Novembre.
▶️ Si vous n’aviez pu participer à ce webinaire, vous pouvez désormais découvrir le résumé et le visionner en replay.
Un guichet unique apporte de nombreux avantages pour le demandeur : simplicité de l’échange, rapidité, spécialisation de la réponse apportée par le guichet unique et identification rapide des intervenants…
S’agissant de l’agent, les avantages sont également nombreux : réduction des temps administratifs de traitement, valorisation des missions de l’agent, spécialisation des tâches grâce à une meilleure répartition des charges, recentrage des missions des l’agent sur les actions « cœur de métier » (accompagnement, expertise…)
Enfin, concernant la collectivité, le recentrage et la spécialisation des agents permettent de dégager des ETPs en améliorant les processus de pré-instruction et d’instruction. L’optimisation de la base tiers, mieux maîtrisée, et la complétude des dossiers apportent une sécurisation accrue à la collectivité. Les processus de gestion s’en trouvent améliorés.
Le guichet unique est en charge de la première analyse du dossier. Cependant, celle-ci reste cantonnée à la forme : respect des délais, pièces, complétude des informations… puis une fois la pré-instruction établie et le dossier recevable, le dossier est transmis à une direction métier (pas directement à un agent afin d’éviter des allongements de délais dus à des absences…). Le dossier sera alors étudié sur le fond.
Finalement, le guichet unique permet à la collectivité de progresser sur les éléments suivants :
- En amont de la demande
- Efficacité de l’action au travers d’une assistance à montage des projets ou recherche de financement par exemple
- Visibilité de l’association : maison des associations, mise en relation avec des partenaires pour une action coordonnée…
- En aval de la demande
- Vivacité du territoire grâce à une promotion de l’action du département, annuaire des associations, animation du réseau associatif
- Indicateurs politiques permettant de mesurer plus efficacement l’action des politiques de subventions
En tâche de fond, le rôle du guichet unique est l’amélioration continue du processus de subventions, le lissage des pics de demandes, l’appui technique aux directions de la collectivité en cas de « rush », la veille réglementaire et métier, les formations des agents instructeurs…
